Zgłoszenia wewnętrzne

przypadków nieprawidłowości (naruszeń prawa) oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w Zakładzie Inżynierii Miejskiej Sp. z o.o. w Mikołowie

 §1

Ilekroć w niniejszym dokumencie mowa jest o:

1. Spółce – należy przez to rozumieć Zakład Inżynierii Miejskiej Sp. z o.o. z siedzibą
   w Mikołowie;
2. Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z.2024 poz. 928 z póź. zm.)
3. Procedurze– należy przez to rozumieć niniejszy dokument określający zasady dotyczące przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych w Spółce oraz podejmowania działań następczych;
4. działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych
5. działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
6. informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
7. informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
8. kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
9. organie publicznym – - należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 Ustawy;
10. osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
11. sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą (w szczególności pracownika, osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, przedsiębiorcę, członka organu, praktykanta oraz inne osoby wymienione w art. 4 ust. 1 Ustawy), w tym także informację uzyskaną przed nawiązaniem albo po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym;
12. osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
13. osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz.U. z 2024 r. poz. 17);
14. ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
15. zgłoszeniu – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w Ustawie;
16. zgłoszeniu anonimowym - należy przez to rozumieć informację o naruszeniu prawa zgłoszoną wewnętrznie lub zewnętrznie, bez podania swoich danych pozwalających na identyfikację;
17. zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa w ramach Procedury wewnętrznej Spółki;
18. zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;
19. kanale zgłoszenia – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia wewnętrznego;
20. Komisja Weryfikacji Zgłoszeń – należy przez to rozumieć komisję utworzoną w ramach struktury organizacyjnej Spółki, upoważnioną do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, komunikacji z sygnalistą (w tym występowania o dodatkowe informacje i przekazywania sygnaliście informacji zwrotnej), a także do podejmowania działań następczych. Skład Komisji Weryfikacji Zgłoszeń określa Uchwała nr 11/2024 Zarządu Zakładu Inżynierii Miejskiej Sp. z o.o. z dnia 11 września 2024 r.

§2

1. Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez sygnalistów informacji o naruszeniu prawa (w tym informacji o uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa).
2. Przedmiotem zgłoszenia może być naruszenie prawa, polegające na działaniu albo zaniechaniu niezgodnym z prawem lub mającym na celu obejście prawa, w zakresie dotyczącym:
   1) korupcji;
   2) zamówień publicznych;
   3) usług, produktów i rynków finansowych;
   4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
   5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   6) bezpieczeństwa transportu;
   7) ochrony środowiska;
   8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
   10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   11) zdrowia publicznego;
   12) ochrony konsumentów;
   13) ochrony prywatności i danych osobowych;
   14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
   16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
   17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1)-16) powyżej.
3. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Spółce i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.
4. Wdrożony system przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.
5. Procedura ustalona została po konsultacji z zakładową organizacją związkową.
6. Za zapewnienie wdrożenia Procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszej Procedury, odpowiada Zarząd Spółki.
7. Spółka gwarantuje, iż Procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
8. Osobie ubiegającej się o pracę w Spółce na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, Spółka przekazuje Procedurę do zapoznania się wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

§3

1. Podmiotem wewnętrznym upoważnionym przez Zarząd Spółki do przyjmowania zgłoszeń, a także do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej jest Komisja Weryfikacji Zgłoszeń.
2. Członkowie Komisji Weryfikacji Zgłoszeń działają na podstawie pisemnego upoważnienia udzielonego przez Zarząd Spółki i są zobowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały te czynności.
3. Komisja Weryfikacji Zgłoszeń realizuje swoje zadania, zapewniając sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:
   a) przyjmowanie zgłoszeń;
   b) zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia;
   c) prowadzenie rejestru zgłoszeń;
   d) spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia (przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, komunikacja z nim);
   e) zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia z należytą starannością poprzez dokonanie wstępnej weryfikacji, a następnie prowadzenie postępowań wyjaśniających (samodzielnie lub – w uzasadnionych przypadkach - wyznaczając doraźne komisje/zespoły, których skład umożliwi kompleksowe i rzetelne wyjaśnienie zgłoszenia);
   f) zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań.
4. Komisja Weryfikacji Zgłoszeń wybiera spośród swojego grona Przewodniczącego oraz Zastępcę Przewodniczącego. Przewodniczący prowadzi i kieruje pracami Komisji Weryfikacji Zgłoszeń, a w przypadku jego nieobecności obowiązki te przejmuje Zastępca Przewodniczącego.
5. Komisja Weryfikacji Zgłoszeń podejmuje swoje decyzje kolegialnie, przy czym może upoważnić poszczególnych członków do podejmowania określonych działań lub czynności.
6. Decyzje Komisji Weryfikacji Zgłoszeń zapadają większością głosów, a w przypadku równości głosów decydujące znaczenie ma głos Przewodniczącego. Każdy z członków Komisji może zażądać podjęcia decyzji w głosowaniu tajnym.
7. Jeżeli z treści zgłoszenia wynika, że którykolwiek z członków Komisji Weryfikacji Zgłoszeń może być w jakikolwiek sposób, w tym bezpośredni lub pośredni, w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, wówczas ma obowiązek wyłączyć się od weryfikacji zgłoszenia, a pozostali członkowie Komisji Weryfikacji Zgłoszeń podejmują wszelkie czynności, które uznają za celowe i niezbędne, w tym także mogą wnioskować do Zarządu Spółki o powołanie dodatkowego członka Komisji Weryfikacji Zgłoszeń.
8. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Spółki oraz wszystkie inne osoby wskazane przez Komisję Weryfikacji Zgłoszeń, współpracują z Komisją Weryfikacji Zgłoszeń w zakresie:
   a) monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych sobie pracowników;
   b) wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu;
   c) zapewnienia w podległej sobie komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości.
9. Wszyscy pracownicy Spółki, bez względu na zajmowane stanowisko, w szczególności:
   a) przestrzegają wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań;
   b) dokonują analizy ryzyk i informują bezpośredniego przełożonego o potencjalnych ryzykach w realizowanych zadaniach;
   c) na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone nieprawidłowości;
   d) udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości;
   e) w kontaktach wewnętrznych oraz w kontaktach z klientem/kontrahentem zewnętrznym prezentują postawę sprzyjającą przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom.

§4

1. Zgłoszenie może mieć charakter:
   a) jawny - gdy osoba dokonująca zgłoszenia wyraźnie zaznaczy, iż zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie  zgłoszenia (zgoda powinna być udokumentowana);
   b) poufny - gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu (za wyjątkiem członków Komisji Weryfikacji Zgłoszeń);
2. Zgłoszenia mogą być dokonane w formie ustnej, pisemnej lub mailowej, poprzez dedykowane kanały zgłoszeń funkcjonujące w Spółce tj.:
   a) za pomocą poczty elektronicznej na adres mailowy: WYŚLIJ WIADOMOŚĆ, 
   b) w formie listownej na adres Spółki: 43-190 Mikołów,  ul. Kolejowa 4,
   KONIECZNIE z wyraźnie widocznym dopiskiem na kopercie, np. „zgłoszenie naruszenia prawa”, „nie otwierać - przekazać do rąk własnych Komisji Weryfikacji Zgłoszeń” itp.;
   c) telefonicznie, pod numer telefonu: 452-076-241.
   Zgłoszenie telefoniczne jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg.
   d) poprzez wrzucenie pisma do dedykowanej plombowanej skrzynki na listy, umieszczonej poza zasięgiem kamer/monitoringu, w bezpiecznym miejscu
   w siedzibie Spółki. Skrzynka opróżniana jest codziennie, przez Przewodniczącego Komisji Weryfikacji Zgłoszeń. Z czynności tej sporządzany jest protokół.
3. Na wniosek sygnalisty, zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy umożliwiającej jej wyszukanie lub protokołu spotkania, które odtwarza jego dokładny przebieg. Sygnalista może dokonać sprawdzenia protokołu, poprawienia i jego zatwierdzenia przez jego podpisanie.
4. Dane osobowe zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości z zasady nie podlegają ujawnieniu (mają charakter poufny), chyba że zgłaszający wyraźnie zaznaczy, że chce je ujawnić.
5. Spółka oraz Komisja Weryfikacji Zgłoszeń co do zasady nie rozpatruje zgłoszeń anonimowych, chyba że treść zgłoszenia wskazuje na poważne ryzyko naruszenia interesu Spółki lub interesu publicznego.

§5

1. Zgłoszenie powinno zawierać następujące dane:
   a) dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko oraz adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej (o ile sygnalista chce przekazać swój adres do kontaktu);
   b) datę sporządzenia zgłoszenia;
   c) dane osoby/osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko;
   d) jak najpełniejszą informację o naruszeniu prawa, do którego doszło (o ile jest znana – należy podać datę wystąpienia nieprawidłowości) lub do którego prawdopodobnie dojdzie (w miarę możliwości – należy podać datę lub horyzont czasowy, kiedy może ono wystąpić).
2. Zgłoszenie dodatkowo może zostać uzupełnione zebranymi dowodami i wykazem świadków (o ile jest to możliwe).
3. Wzór formularza zgłoszenia, z którego można skorzystać, stanowi załącznik nr 1 do procedury. Zgłoszenia można jednak dokonać w dowolny sposób, przy czym
   z zachowaniem kanałów komunikacji określonych w §4 ust. 2 Procedury.
4. Zgłoszenie zostanie przyjęte pod warunkiem podania podstawowych informacji pozwalających na jego weryfikację oraz podjęcie działań następczych.
5. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń. Osoba dokonująca zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło (tzw. zgłoszenie w złej wierze) podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.
6. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
7. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 Ustawy (zakaz działań odwetowych), od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
8. W przypadku ustalenia, że w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, dokonujący zgłoszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych lub osób wykonujących pracę zarobkową na innej podstawie niż stosunek prawny i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę/umowy cywilnoprawnej bez zachowania okresu wypowiedzenia.

§6

1. Dostęp do kanałów zgłoszenia posiadają wyłącznie członkowie Komisji Weryfikacji Zgłoszeń.
2. W terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia, sygnalista otrzymuje od Komisji Weryfikacji Zgłoszeń potwierdzenie dokonania zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu.
3. Komisja Weryfikacji Zgłoszeń może podjąć decyzję o odstąpieniu od weryfikacji zgłoszenia w sytuacji, gdy zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie od sygnalisty dodatkowych informacji niezbędnych do weryfikacji zgłoszenia.
4. Jeżeli zgłoszenie pozwala na podjęcie działań następczych – w tym weryfikację zgłoszenia, następuje to niezwłoczne po wpłynięciu zgłoszenia.
5. Przy weryfikacji zgłoszenia, o ile będzie to uzasadnione stanem faktycznym opisanym w zgłoszeniu, zaangażowani mogą zostać specjaliści i niezależni konsultanci np. poprzez sporządzenie opinii dot. przedmiotu zgłoszenia.
6. Komisja Weryfikacji Zgłoszeń rozpoznaje zgłoszenie oraz podejmuje działania następcze bez zbędnej zwłoki.
7. Informacja zwrotna tj. informacja na temat planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powodów takich działań przekazywana jest sygnaliście nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia - w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
8. Po przeprowadzeniu weryfikacji zgłoszenia Komisja Weryfikacji Zgłoszeń podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia zasadnego, Komisja Weryfikacji Zgłoszeń może wydać rekomendacje dla Zarządu Spółki o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości.
9. Komisja Weryfikacji Zgłoszeń w przypadkach większej wagi lub w sytuacji, w której zgłoszenie dotyczy osób pełniących w Spółce funkcje kierownicze, może skierować stosowne zawiadomienie do właściwych służb lub organów.
10. Wszystkie zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.
11. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych wszelkich osób związanych ze zgłoszeniem (w tym również osoby, której zgłoszenie dotyczy), dopuszczone są wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Zarządu Spółki. Osoby te są zobowiązane do zachowania tajemnicy i mają obowiązek organizować swą pracę w sposób uniemożliwiający uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz w sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie.
12. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania wyjaśniającego są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby rzetelnie zweryfikować zgłoszenie i uniknąć podjęcia decyzji na podstawie fałszywych, błędnych lub bezpodstawnych oskarżeń, które nie mają potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach. Wszystkie podejmowane działania są przeprowadzone w sposób gwarantujący poszanowanie godności i dobrego imienia zaangażowanych pracowników i osoby, której zgłoszenie dotyczy.

§7

1. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty, który dokonał zgłoszenia (zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego) albo ujawnienia publicznego zgodnie z Ustawą. Zakaz podejmowania działań odwetowych dotyczy również osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą, a także osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej. Zabronione jest również podejmowania prób lub stosowanie gróźb zastosowania działań odwetowych.
2. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie Procedury i może skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej dokonującego działań odwetowych ze Spółką.
3. Niedopuszczalnym w stosunku do sygnalisty jest w szczególności: odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa, obniżenie wynagrodzenia za pracę, wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu, pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą, przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy, zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych, przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych, niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy, negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy, nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze, wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe, nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie, działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego, spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu, wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, a w szczególności dobrego imienia sygnalisty – chyba że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.
4. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
5. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, , pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

§8

1. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń.
2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Komisja Weryfikacji Zgłoszeń.
3. Rejestr Zgłoszeń zawiera co najmniej (o ile poszczególne dane są dostępne): numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie – niezbędne do identyfikacji tych osób, adres do kontaktu sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy.
4. Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postepowań zainicjowanych tymi działaniami.
5. Wzór Rejestru Zgłoszeń stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.

§9

1. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Komisję Weryfikacji Zgłoszeń, która zobowiązana jest podjąć działania mające na celu ochronę sygnalisty.
2. Tożsamość sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom Spółki. Tożsamość sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość sygnalisty.
3. Spółka przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia nie są zbierane, a w przypadku zebrania są usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
4. Komisja Weryfikacji Zgłoszeń ma obowiązek spełnić wobec sygnalisty obowiązek informacyjny poprzez przekazanie mu treści klauzuli informacyjnej stanowiącej załącznik nr 3 do niniejszej Procedury.

§10

1. W każdym przypadku dopuszczalne jest zgłoszenie zewnętrzne o naruszeniu prawa, dokonane z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych w Spółce. Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać do Rzecznika Praw Obywatelskich albo jakiegokolwiek innego organu publicznego, w szczególności w sytuacji, gdy:
   a) wedle oceny pracownika, który zauważył nieprawidłowość (naruszenie prawa) w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego, istnieje niewielkie prawdopodobieństwo przeprowadzenia rzetelnego, bezstronnego i poufnego postępowania wyjaśniającego i w związku z tym - skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa, np. z powodu możliwości istnienia zmowy między zwierzchnikami a sprawcą naruszenia prawa, udziału kierownictwa lub ryzyka ukrycia, lub zniszczenia dowodów, zanim postępowanie zostanie zakończone;
   b) dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi sygnalistę na działania odwetowe;
   c) dokonane lub planowane naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego (np. istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody).
2. Zgłoszenie zewnętrzne jest wskazane także w sytuacji, gdy sygnalista dokonał zgłoszenia wewnętrznego i pomimo postanowień niniejszej procedury, w terminie do 7 dni nie otrzymał informacji zwrotnej.
3. Organem centralnym odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych jest Rzecznik Praw Obywatelskich. Ponadto, zgłoszenia zewnętrznego można dokonać do każdego innego organu publicznego albo do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. Rekomenduje się weryfikację, jaki jest właściwy kanał zgłoszenia w poszczególnych instytucjach i organach.
4. Szczegółowe zasady dokonywania zgłoszeń zewnętrznych opisane są w Rozdziale 4 Ustawy.
5. Postanowienia §7 (szczególna ochrona zgłaszającego – zakaz działań odwetowych) stosuje się także wobec osoby, która dokonała zgłoszenia zewnętrznego, z zachowaniem warunku, że osoba dokonująca zgłoszenia miała uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.

§11

1. Osoba, która zauważyła nieprawidłowość (naruszenie prawa) może także dokonać ujawnienia publicznego, przez co należy rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.
2. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli:
   a) dokona zgłoszenia zewnętrznego a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a Spółka, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych, ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej (chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu) lub
   b) dokona od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych, ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej (chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu.
3. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:
   a) naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
   b) dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi sygnalistę na działania odwetowe, lub
   c) w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.

§12

W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy:

1. Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17, z późn. zmianami);
2. Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z.2024 poz. 928 
   z póź. zm.)
3. Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141,
   z późn. zmianami);
4. Kodeksu postępowania karnego (Dz. U. 1997 Nr 89 poz. 555, z późn. zmianami) i Kodeksu karnego (Dz. U. 1997 Nr 88 poz. 553 z późn. zmianami).

§13

1. Niniejsza Procedura podlega przeglądowi i aktualizacji nie rzadziej niż raz na 2 lata.
2. Każdy pracownik zobowiązany jest do zapoznania się z procedurą oraz pisemnego potwierdzenia przyjęcia do wiadomości i zobowiązania do przestrzegania określonych w niej zasad.
3. Wszelkie zmiany procedury wymagają zachowania formy pisemnej i uprzedniej konsultacji z zakładową organizacją związkową.
4. Procedura wchodzi w życie w terminie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości pracownikom Spółki, nie wcześniej niż od dnia 25.09.2024 r.